Verslag eerste deelnemersvergadering

1. Mededelingen

Datum Dag van de Muziek: 25 mei 2024

Bereikbaarheid secretariaat: info@dagvandemuziek.nl/ www.dagvandemuziek.nl

Aanwezig : Genodigden en de werkgroep

2. Opening, mededelingen

Voorzitter Petra Clowting heet iedereen welkom.

Er zijn al 99 aanmeldingen voor de Dag van de Muziek. Dat loopt op schema.

Stand van zaken financieel: Begroting is sluitend.

Iedereen levert een belangeloze inzet. Niemand krijgt betaald, ook de organiserende werkgroep niet. Triade is de penvoerder en regelt bijv. betalingen, begroting, financiële afrekening etc.

3. Voorstellen leden organiserende werkgroep

Petra stelt de andere leden voor:

• • Sikina Pinchetti (maken rooster en indelen van de artiesten)
  • Ilse van Hoepen (logistiek en contact locaties)
  • Tjitske Biersteker (logistiek en contact locaties)
  • Cees Dito (Penningmeester)
  • Petra Alders (verwerken aanmeldingen)
  • Marianne Mensink (secretaris)

4. Inschrijven als deelnemer

Van groot belang is het nauwkeurig invullen van het inschrijfformulier. Hierbij geef je een aantal dingen aan: bijzonderheden. Kan je bijv. op bepaalde tijden of zit er een bandlid in nog een andere band of een dirigent die meerdere koren dirigeert etc. Kortom alles waar we bij het roosteren rekening mee moeten houden.

Geluidsapparatuur
De locaties zijn ingedeeld in categorieën. Bij een categorie hoort een lijstje met de aanwezige apparatuur. Dit staat op de website. Je weet dan precies wat welke locatie beschikbaar stelt qua geluid. Je kunt dan bewust een keuze maken voor een locatie.

Locatie wens

Je geeft als wens aan op het inschrijfformulier waar je wilt spelen. Dit is een wens! De roostermaker (Sikina) bepaalt uiteindelijk waar er gespeeld wordt. We trachten rekening te houden met ieders wens maar soms lukt het niet.

Ook kun je aangeven of je een tweede optreden wenst. Tweede optredens zijn optioneel. We hebben helaas te weinig ruimte om ieder te voorzien van een tweede optreden.

Snel opgeven is verstandig. We roosteren in op volgorde van binnenkomst.

Let op: de Bethelkerk stond nog niet op de website als locatie. Deze wordt toegevoegd. Dit omdat we meer ruimte nodig hebben voor koren. Dit geldt ook voor MindsZ.

Er komt een volledig drumstel te staan in Cinema Zevenskoop.

Tot 8 maart kun je je nog aanmelden.

5. Hoe werkt het na aanmelding

Rooster vullen

Op volgorde van binnenkomst worden muzikanten gesleept naar het rooster. Hierbij wordt gekeken naar de geluidscategorie die nodig is en de locatie wensen. Ook wordt er gekeken naar bijzonderheden. (zie punt 3).

Concept rooster met 1^ste optredens: 2^de deelnemersvergadering

Tijdens de tweede deelnemersvergadering op 17 april om 19.30 in School 7 wordt het concept rooster gepresenteerd. Die avond verwachten we als werkgroep dat er vanuit iedere groep 1 persoon aanwezig is die beslissingen kan en mag nemen. We maken namelijk deze avond met alle aanwezigen het concept rooster definitief. We gaan er van uit dat er geen ruilingen nodig zijn omdat een ieder het inschrijfformulier goed heeft ingevuld. Alleen in urgente gevallen ruilen we, maar doen dit ter plekke. Als u aangeeft te moeten ruilen dan moet de persoon aanwezig zijn met wie u wil ruilen. Indien beiden akkoord zijn ruilen we het direct om. Na de eerste deelnemersvergadering is het rooster voor eerste optredens definitief.

Daarna gaat er een week of 2 overheen en worden de tweede optredens ingevuld. Deze zijn terug te zien op de website. Hier kan nog op worden gereageerd via de mail. Begin mei zal het definitieve rooster worden geprint. Specifieke data om te reageren maken we nog bekend.

Contact met locatiebeheerder

Alle locatiebeheerders staan met naam en telefoonnummer/emailadres op de website.

Eind april/begin mei wordt duidelijk waar u gaat spelen. Wij raden u aan om dan even contact te zoeken met de locatiebeheerder om even door te spreken wat er qua apparatuur precies staat. Even een check of er bijv. kabels aanwezig zijn om evt eigen laptops aan te sluiten of eigen meegebrachte instrumenten in te pluggen etc. Misschien heeft u nog een extra microfoon nodig etc. Goed om dit even vooraf te checken. Dat voorkomt veel problemen op de dag zelf en is prettig voor u en voor de locatiehouder. U mag er vanuit gaan dat de apparatuur beschreven in de geluidscategorie op de website er ook is.

6. Bumarechten

Deze worden door ons afgekocht.

7. Verzekeringen

Er is een verzekering tegen W.A. en ongevallen voor de leden van de werkgroep, niet voor deelnemers. Dit is niet te verzekeren.

Deelnemers dienen zelf hun instrumenten en apparatuur te verzekeren. De Dag van de Muziek is hier niet verantwoordelijk voor.

8. Publiciteit rond de Dag van de Muziek

Op de dag zelf zijn er natuurlijk de roosters, die op elke locatie worden neergelegd, ook voor de deelnemers. We zorgen dat het weekblad Nieuwedieper het rooster weer zal plaatsen.

We onderzoeken PR mogelijkheden in Hollands Kroon en Schagen (evt borden langs weg)

Leuk als we met elkaar de Deelnemerspagina op de website invullen. Lever dan ook een leuke bio met foto en evt website/ social media link etc aan bij ons. Fred van Eck verzamelt en plaatst deze eens in de zoveel tijd op de site.

9. Overige regels bij deelname

– Iedere deelnemer krijgt in principe 30 minuten speeltijd. Dansgroepen zijn de uitzondering. Die dansen soms korter.

– Indien er open plekken in het programma zijn kunnen deze gevuld worden met 2e optredens. Indien u eventueel (als hier ruimte voor is) 2 maal op wilt treden dient u dit te vermelden op het inschrijfformulier.

– Deelnemer is aanwezig of meldt zich af voor de eerste (toelichting op de locaties) en tweede deelnemersvergadering (bespreking van het concept programma). Voor deze vergaderingen ontvangt u per e-mail een uitnodiging.
– Wanneer U een week van tevoren geen uitnodiging heeft ontvangen neemt u ter controle contact op.
– Afzeggingen dienen voor de tweede deelnemersvergadering doorgegeven te worden. Indien u daarna afzegt zonder een geldige reden of niet op komt dagen op de Dag van de Muziek zonder afzegging bij het secretariaat, dan wordt u voor 1 jaar uitgesloten van deelname.
– Deelnemer neemt zelf uiterlijk een week voor de Dag van de Muziek contact op met de locatiebeheerder over de aanwezige faciliteiten, welke apparatuur zelf meegebracht moet worden en eventueel de bereikbaarheid van de locatie.

10. Wat verder ter tafel komt/ Rondvraag

2de deelnemers vergadering is op woensdag 17 april om 19.30 uur in School 7  

Er waren wat mensen die wensen hadden mbt locaties. Deze zijn genoteerd door de werkgroep en worden verwerkt.